Sprawdzanie niekaralności pracowników przy ochronie małoletnich

Kogo trzeba sprawdzić przed dopuszczeniem do dzieci

Zasada jest prosta: każdą osobę, która ma pracować z małoletnimi albo mieć z nimi kontakt w ramach działalności placówki. Chodzi o nauczycieli, trenerów, instruktorów, opiekunów kolonijnych, pracowników administracji, którzy mają kontakt z dziećmi, a także osoby na umowie zlecenie, o dzieło, na kontrakcie B2B i wolontariuszy. Forma zatrudnienia nie zmienia obowiązku. Ustawa mówi o nawiązaniu stosunku pracy i o dopuszczeniu do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, opieką lub rozwojem małoletnich, więc obejmuje także tych, którzy przychodzą na jedne zajęcia w miesiącu.

Aktualny zakres obowiązku sprawdź w ustawie z 13 maja 2016 r. w ISAP, bo przepisy były zmieniane. Jeśli masz wątpliwość w nietypowym przypadku, zapytaj prawnika. Reszta tego artykułu opisuje praktykę dokumentowania, która jest ta sama niezależnie od szczegółów.

Jakie dokumenty zebrać

W praktyce placówka zbiera trzy rzeczy: potwierdzenie sprawdzenia w rejestrach wymaganych przy pracy z małoletnimi, informację o niekaralności dotyczącą przestępstw wskazanych w ustawie oraz oświadczenia kandydata. Dla osób, które mieszkały za granicą, dochodzi informacja z państwa zamieszkania lub oświadczenie w zakresie, który wskazuje ustawa. Poniższa tabela porządkuje to według typu osoby.

Każdy wiersz kończy się wpisem w rejestrze, bo dokument bez daty i autora sprawdzenia niewiele pokazuje kontrolującemu. Rejestr w Przemoc.edu przechowuje dla każdej osoby daty dokumentów, termin szkolenia i oświadczenie, a Ty widzisz, komu czegoś jeszcze brakuje.

Zleceniobiorcy i wolontariusze, czyli miejsce, gdzie najczęściej brakuje śladu

Etatowców sprawdza kadry przy podpisywaniu umowy, bo to stały element rekrutacji. Zlecenia i wolontariat często omijają ten proces: koordynator zaprasza znajomego na zajęcia, trener przyjeżdża na zastępstwo, student pomaga na obozie. Pierwsze zdarzenie z udziałem dziecka pokazuje wtedy, że placówka nie ma o tej osobie nic poza numerem telefonu. Dlatego w standardach warto zapisać zasadę, że nikt nie zostaje z grupą, dopóki jego wpis w rejestrze nie jest kompletny. Rejestr jest wtedy bramką, a nie archiwum.

Przy obozach i wyjazdach problem rośnie, bo kadra jest sezonowa i często rekrutowana w ostatnich tygodniach. Opisaliśmy to na stronie dla obozów i kolonii. Przy szkołach i ośrodkach, w których część zajęć prowadzą podwykonawcy, sprawdza się to samo podejście: dodajesz osobę do rejestru przed pierwszymi zajęciami, a szkolenie przydzielasz od razu.

Przykład z życia małego ośrodka

Weźmy szkołę jazdy z czterema instruktorami na etacie, dwoma na zleceniu i jedną osobą w biurze, która rozmawia z kursantami. Razem siedem osób, z czego sześć ma kontakt z kursantami poniżej 18 lat. Bez rejestru właściciel pamięta, że sprawdził etatowców, bo zrobiły to kadry, a o zleceniobiorcach mówi, że przecież pracują od lat. Przy pierwszej kontroli prosi o komplet i dostaje dwie luki: brak dat sprawdzenia przy zleceniobiorcach i brak oświadczeń u dwóch osób. Naprawa trwa kilka dni, bo trzeba odszukać ludzi, zebrać papiery i przeszkolić ich po fakcie.

Przy rejestrze prowadzonym od początku ta sama kontrola trwa kilka minut. Otwierasz listę siedmiu osób, widzisz formę współpracy, datę sprawdzenia, datę szkolenia i oświadczenie przy każdej. Przy ośrodkach szkolenia kierowców dochodzi jeszcze specyfika jazd sam na sam, którą opisujemy na stronie dla ośrodków szkolenia kierowców. Nowa osoba trafia do rejestru, zanim pojedzie z kursantem, a nie po pierwszej skardze.

Jak wpisać sprawdzenie karalności do procedury rekrutacji

1. zapisz w standardach, że dopuszczenie do dzieci wymaga kompletnego wpisu w rejestrze, a nie samej umowy
2. przed pierwszymi zajęciami poproś kandydata o dane i oświadczenia potrzebne do sprawdzenia, a w razie pobytu za granicą o dodatkowe informacje
3. zapisz w rejestrze daty, wynik i osobę, która sprawdzała, bez kopiowania zaświadczeń tam, gdzie nie jest to konieczne
4. przydziel szkolenie i potwierdź jego ukończenie, zanim osoba zostanie sama z grupą
5. powtarzaj weryfikację zgodnie z ustaleniami w standardach, na przykład przy przeglądzie co dwa lata, opisanym w artykule o aktualizacji standardów

Jak chronić dane, które zbierasz

Informacja o karalności to dane szczególnie wrażliwe i RODO wymaga, żeby przetwarzać je tylko tam, gdzie przepis na to pozwala. Placówka powinna więc przechowywać wynik sprawdzenia i datę, a nie kopie zaświadczeń na wspólnym dysku. W Przemoc.edu rejestr opiera się na rolach, więc wpisy o karalności widzi osoba odpowiedzialna, a nie każdy pracownik. Szczegóły dostępu opisuje strona o bezpieczeństwie danych.

Co pokazać przy kontroli

Kontrolujący zwykle prosi o listę osób pracujących z dziećmi i dowód, że każda z nich została sprawdzona i przeszkolona. Dobry rejestr odpowiada na to jednym widokiem: osoba, forma współpracy, data sprawdzenia, data szkolenia, oświadczenie. Komplet dokumentów na wizytę opisuje artykuł o kontroli standardów, a konsekwencje braków w wpisie o karach za brak standardów.

Ile to kosztuje

Plan Start w Przemoc.edu kosztuje 249 zł netto miesięcznie i obejmuje generator standardów, szkolenie personelu i rejestr z dokumentami osób. Zespół za 549 zł netto obsługuje większą kadrę, a Sieć za 1149 zł netto kilka lokalizacji, przy rozliczeniu rocznym cena jest o połowę niższa. Szczegóły w cenniku.